【保存版】会議を効率化するのに必要な準備や注意点など6つを大公開!

Original

内勤担当者、管理職むけの目標を達成するための

「会議」の進め方について考えていきます。

売上をあげる営業会議の方法については別の機会にまとめたいと

考えております。

 

内勤担当者、管理職むけということでまとめてまいりますが、

営業と異なり、ルールを比較的重視するのに慣れている参加者が

多いのではないでしょうか?

 

内勤担当者、管理職に対して、会議の前提、ルールを明確化し

基準を上げることが大切です。

・事前に資料を目にしない部長、資料の提出期限を守らない者や、

顧客都合を理由にで会議に遅れてくる者

・決めても実行に移さなかったり、結果を確認しなかったり・・・。

 

これでは会議をやっても意味がなく、時間がもったいないです。

会議の生産性をさらに上げ、利益目標を達成するためには

どうすればよいのでしょうか?

 

ここで、会議開催に関して前提を、まずは紹介いたします。

会議を行う前に

・進行者を決めておく

・参加者を選別

・目的:目標を達成するゴールの設定

例:売上進捗 課題の確認 対策 競合情報 顧客ニーズ

・資料は事前配布

・開催理由背景

・テーマ

・会議の目的

・会議コスト 参加者の役職時給×人数×時間

・前提条件(予算・期限等)

・アジェンダ

・出席者

・役割

・必要資料と担当

・時間配分と議題の割り振り

参加者への通知

開催に当たり、事前準備の時間、参加時間の工数がかかることへの

認識が必要 (かなりのコストがかかっている)です。

 

・参加は目通しを必ずする

・意見はポストイットなどにまとめておく。

・日報からあがってきた、競合や顧客ニーズの情報をまとめる

・否定、ネガ、批判の発言は慎む

・参加者全員が責任をもつ 自分が当事者である感覚で参加する

さて会議開始です~目的は利益目標に対する進捗の確認~

案件の進捗率、固い見込み、売上、利益の確認。

あといくらか必要か、残りの数字をいかに獲得する予定かを発表

課題の抽出を行いその解決方法に対して議論する。

課題の抽出ができれば方法は複数あるので

報告会にならないよう予め資料に数字は準備をしておき

課題についての議論を行う

 

進行者の役割

進行者は、参加者全員に発言を促す。

無駄な脱線はしない、させない。

発言のない参加者に対しては注意を行います。

進行者がファシリテーターとして、会議の進行や脱線予防、

話が長い、一部の人しか話さないなど

ほかの話に移るのを防ぐなどコントロールを行います。

ホワイトボードに書いてまとめる際はフレームワークをうまく活用し

よりイメージが沸くもの、考えが整理されるものなど工夫をしましょう。

・箇条書き

・ベン図

・フローチャート

・マトリクス

・マインドマップや関連を連想させたイメージ

  

 

③営業における現状の課題・問題点を出す。

競合の状況、顧客からのニーズをまとめる

④対応策を決め、対応における責任者およびその対応の期限を決める。

⑤対応策については次回の会議でその結果を発表する。

決められたことを実行しない場合は、査定にいれるようにコンセンサスを得ておく

⑥担当を決めておき議事録を作成する。

時間がない場合はホワイトボードのコピーや写メを活用する。

⑦30分会議を基本とする。開始、終了時間厳守

はじめは30分が難しいかもしれないが、アラームを10分まえにならすなど

時間にフォーカスをすると不思議とまとめまで行くようになる。

遅れる場合は事前連絡。

連絡のない遅刻はペナルティーを決めておく

(会社飲み会に千円カンパなど)

⑧ネガティブな発言や態度はしない

⑨携帯電話の着信、パソコン、携帯メールの閲覧の禁止

⑩マンネリ化した定期開催にならないよう時間を決め効率化させる

これは成功する会議のかたちです。

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厳しさも必要

 

会社の基準をあげる場でもあるので経営者、管理者はきちんと

 

行わない人員に対して注意をして会議自体の質を

あげることが大切で、この基本的マナーが厳守されないようでは

目標設定や行動管理でもあいまいになっていると覚悟したほうがよ

いかもしれません。

 

 

会議では必ず「目標を絶対に達成する」ことを前提にして

そのためにどのくらいの行動がいるのか、現状とのギャップを

明確にし、対策をいち早く行い、改善をしていく必要があります。

 

営業の進捗を管理者が測るには案件システムなどを活用し、

タイムリーな資料を出せるようにしておくと便利です。

営業の状況を把握するため日報もデータまとめておくと傾向がみれます。

日常の管理が生かされ会議にでて確認をしているようにすれば

⇒会議 案件の進捗具合 資料もすぐにだせる

⇒部のメンバーに会議のフィードバックを行うという流れが

早くなります。

 

基準をあげた目標を達成するための「会議」を意識して

繰り返すことにより参加者のスタンスや態度、参加前の準備も

変わってくいると思います。

 

ここはぜひ経営者、管理者の方にがんばっていただき、

ステート高く参加いただきたいと思います。

 

決定事項についてはSMARTでまとめ

いつ、だれが、どのような報告を上げるのか次回会議のアジェンダも

決めておけば参加するメンバーにイメージが作れるので

会議のおわりにはきちんと振り返りも必要です。

 

さらには決定作業項目に関してのチェッカーも必要です。

当事者にマカセルだけでOKな場合もありますが

課題が大きすぎる場合、取り掛かりがどうしても遅れるので

チェッカーは状況を確認し管理者に報告をいれます。

 

このダブルチェック体制が、会議での決定事項を実現化するための

加速装置となります。

これが成功する会議のかたちです。

 

 

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ABOUTこの記事をかいた人

nakamori

臨床検査技師から、転職すること5回。売れない営業やダメ管理職を経験し、心理学やコーチングスキルなどコミュニケーション術を学び売れない営業から上場企業で全体の25%を一人で売上げるトップ営業に。 会社員時代それぞれの会社の上司に相談事を持ちかけたがいずれも相手にしてもらえず、不満がたまったり、うつ病直前までいった経験から 社員の気持ちを聞き入れる開かれた経営や働きがいを感じる組織づくりのサポートになるよう日夜研究をし、働き方改革のシステムを開発に全力をあげています。スピードコーチング大阪支社長 趣味は魚釣り 自分の力で釣るのが好き  最大は沖縄で25キロのハタを釣り上げました。 最近は新しい働き方改革のシステムを作るのに注力をしています。