無駄をなくす!効率化して結果が出るミーティングのルールや進め方とは

今回は会議というオフィシャルな場ではなく、

必要なときに、ちょっと集まってもらって情報を共有したり

意見を吸い上げるときのミーティングについてです。

スタッフの話をよく聞いたり、ミーティングをうまく進めるためには

ちょっとしたコツが必要です。

うまくミーティングができれば決定した計画の実現性も向上します。

 

うまいタイミングで社内ミーティングを行うことによりスタッフの結束が高まり、

結果として接遇のレベルなどサービスの向上が顧客の満足度をあがり、

営業成績も向上していきます。

 

スタッフとのコミュニケーションやミーティングのコツは

まずは、聴くことのメリット、質問のメリットをよく認識し活用してみると

より良いコミュニケーションがとりやすくなります。

●聴くことのメリット

・聴いてくれる相手に信頼感が増す

・仕事への参画意欲が向上する(自立型人材育成に役立つ)

・気づきが生まれ、考えが明確になる。

・意見やアイデアを提案しやすい

 

●質問によるメリット

 

・質問は、質問をする人間の知識や記憶を活性化し、同様の現象を受信者にも

引き起こす。

・単なるコミュニケーションから活性化されたコミュニケーションへと

質の転化を生み出す。

・リフレクション(内省)が盛んに行われ、学習や気づきの誘発となる。

傾聴や質問の際により効果をあげるのが、フィジオロジー、フォーカス、

ランゲージです。

(3つのことをトライアドといいます)

自信をもった体の使い方(姿勢)、ポジティブな視点で考えたり、

とらえたりするフォース、ポジティブな話し方をするランゲージの

3つを心がけて行動するとよりよい結果が生み出されます。

ものすごく高圧的であったり、逆に、自信なさげな感じ、たとえばうつむき加減で

弱い声で話をする・・・。

「うまくいくわけないけどこんなことやってみる?」とかネガティブな発言や

態度で接しても、スタッフは心を開いてはくれません。

フィジオロジー、フォーカス、ランゲージに気をつけるだけで一瞬にして

気持ちの切り替えもできるようになります。

質問にはいくつかの種類があります。

 

ここでは過去型質問と未来型質問を紹介します。

過去型質問例「どうしてこうなったの?」

未来型質問例「どうしたらうまくいくと思う?」

もちろん過去にフォーカスをあてた質問も必要です。状況によりますが、過去にフォーカスを当てすぎると

詰問になります。切り替えて未来型質問にすることで未来志向になり職場の空気がよくなります。

 

●ミーティングにおけるリーダーのルール

 

1)基本ルール

ミーティングの基本ルールを決めておくと便利です。

・自分からは発言しすぎず、質問中心で行う。(ワンマンショーにならないように)

・振り返りの時間を持つ。決めたことを振り返り明確にすることがポイントです。

 

2)ルールの厳守、守秘義務、安全な場

 

・時間厳守 必要メンバーの参加 参加をしないメンバーが出ないよう採用時や

就任時にこんなことをやっているので参加は必須であることを予め話しておくと

スムーズです。

・共有とサポート  情報をうまく共有しましょう。

うまく話せなかったりするスタッフにはサポートが必要です。

人前で話すのが苦手な人も多いですね。

・平等と尊重  権限を振りかざしたり、発言を遮らず、尊重しましょう。

・傾聴と振り返り

・課題そのものにフォーカスし、犯人捜しをしない!

よく、これをやったのは誰だ!というシーンになりますが、

百害あって一利なしです。

行動にフォーカスをして人格には触れないことです。

極端な例ですが、「お前はダメな奴だ~」と「お前のこの行動はダメだ~」で

考えてみますと、

前者のいい方であれば人格の否定にとらえられてしまいます。

後者のほうはあくまで行動にフォーカスがいっていますので

その人の人格を否定していません。

スタッフとのラポール(信頼関係)が切れないよう注意しましょう。

3)共有とサポート・肯定的なフィードバック

・なにがうまくいったのか

・どうしたらよくなるのか

・勇気づける、支援する

フィードバックのコツはまず良い点を挙げること、そしてここを少し直せばという

感じでアドバイス、そしてもう一度、ほかの良かった点を挙げて

直すべき点をよかった点で

“サンドイッチ“してあげるとより効果的です。

 

4)計画の策定、すぐ実行・取り組めるもの

・測定可能

・実際に行えるもの

・期限付き 今週中にまずはできることはないかなどすぐできることを明確にし、

実行するつまりSMARTですね。

 

ミーティングの進め方は

1)問題提示

2)質問の開始 詰問にならないように注意

3)ゴールの明確化 どのようになっていたいのかをはっきりとさせる。

4)目標の定義、解決策の検討

5)行動計画の作成

6)リフレクション:内省

各自自分の視点で振り返りをして自分で気づくことが大切です。

これが内発的動機付けになります。

 

ゴールはどこか、全員が共有しているか、理解しているかを確認しながら

進めていきます。

そして、各自の役割を理解できているのか 確認の質問をして内省してもらいます。

日ごろから傾聴を重ねリレーションを作ります。

計画のプロセスの理解の度合いと管理を進めながらマネジメントを行うとより

ミーティングの効果が発揮しやすくなります。

 

顧客のこと、各自の責任、会社のビジョン存在意義を考えた

最終的なゴールを共有することで、スタッフが一丸となり、

よりよいサービスの

提供と経営の両立ができるようになります。

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nakamori

臨床検査技師から、転職すること5回。売れない営業やダメ管理職を経験し、心理学やコーチングスキルなどコミュニケーション術を学び売れない営業から上場企業で全体の25%を一人で売上げるトップ営業に。 会社員時代それぞれの会社の上司に相談事を持ちかけたがいずれも相手にしてもらえず、不満がたまったり、うつ病直前までいった経験から 社員の気持ちを聞き入れる開かれた経営や働きがいを感じる組織づくりのサポートになるよう日夜研究をし、働き方改革のシステムを開発に全力をあげています。スピードコーチング大阪支社長 趣味は魚釣り 自分の力で釣るのが好き  最大は沖縄で25キロのハタを釣り上げました。 最近は新しい働き方改革のシステムを作るのに注力をしています。