業務の効率化で残業を減らす 20の方法

残業時間をいかに減らすかがますます叫ばれるようになりました。

社内では残業時間をいかに減らすかが経営の課題の1つになっているのではないでしょうか。

 

その一方で経営サイドとしては社員の頭数を増やして1人あたりの労働時間の削減をしようとしますが

すぐに効果がなくなったり、人件費の負担が経営を圧迫します。

実際に私も就業規則の変更したり、残業時間を減らす・残業手当を減らす、この両方の取り組みを考えてきました。

今回は調査結果をもとにどのようにすれば残業を減らすことができるのかを考えてみたいと思います。

 

これは内閣府の調査データですが、ここでは実際に社員にどのような取り組みをしたら残業を減らすことができるかと問うています。

効果的だと答えた中にはどのようなものがあるのでしょうか。

第一位は上司からの声掛けでした。

第二位は計画的な残業の禁止日の設定。

第三位は短時間で質の高い仕事をすることを評価する。

と言う結果でした。

他にも担当がいなくても他の人が仕事を代替できる体制作りが上位を占めていました。

時間外の会議を気にするのも私としては気になることろです。

 

ここで注目する点は、1日12時間以上の残業をしていて、不満ありの方が、

上司からの声かけに対して期待をしていないということです。

もしかしたら会社の体制自体が残業を生み出しているのかもしれません。

12時間以上の残業で不満を持っている方で1番多いのは担当がいなくても他の人が仕事を代替できる体制作り

と言う事です。

これは、社内で慢性的な人手不足があることがわかります。

短時間で質の高い仕事をすることを評価すると言うポイントもほかに比べ低いこともわかります。

つまりここで分かるのは残業に対しての評価が社内でうまく取り入れられていないと言うことだと思います。

この点は何をゴールにして評価をしているのかと言うところを明確にすれば比較的解決しやすいのではないでしょうか。

残業時間と成果評価を比較すれば一目瞭然になるかと思います。

ここはデータを明確化する必要があります。

 

実際に実行されているものが高かったのは計画的な残業禁止日の設定。

次に上司からの声かけ、残業の事前承認済、となっていました。

上司からの声かけや、残業の事前承認済は比較的取り入れやすいので、これはやってみる価値があるのではないでしょうか。

 

以前見学をさせていただいた社労士さんの事務所では何時に帰ると言うことを表明し、クリップで帰社時間をパソコンの前に立てています。

他の会社でもこれは取り入れているところがあったので、会社の文化・雰囲気を変えると言うことで、早めに帰る日、残業する日を

自己申告することで仕事をする側もメリハリがつきやすいかと考えます。

 

このようなちょっとした工夫だけでも会社が残業減らそうとしていると言う取り組みとして社員に示すことはどうでしょうか。

新卒の採用や増員時の中途社員の入社見学の際にも見てすぐわかる取り組みとして評価を得やすいものだと思います。

 

では次に長時間労働に対する職場の雰囲気のデータを見てみましょう。

あなたは残業している人に対してどのようなイメージを持っていますか?という質問に対しですが、

平成25年度のデータでは上司は高評価すると言うイメージで、残業時間が長ければ長いほど

頑張ってる人

責任感が強い人

仕事ができる人

と言うように見られている傾向がありました。

 

また逆に残業が短い人の方が「仕事が遅い人」と見られている傾向がありました。

 

これは翌年のデーターですが、やはり残業時間の長い人は

頑張っている人

責任感が強い

と言う見方もあります。

しかし、逆に

仕事が遅い人

と言う見方もありますが、やはり12時間以上残業している人では評価が逆転しているという現象になっています。

 

残業をする人=残業代を稼ぎたい人という見方をしている人も最近は多くなっていて、面白いです。

残業する人=残業代を稼ぎたい人だというような見方が広がれば自身で自主的に残業を減らしていく空気が広がると思います。

まずは簡単にできること、そして上司からの声かけや残業の事前承認などを取り入れてみてはいかがでしょうか。

これならばすぐに取り入れやすく社員の理解も高まり、会社の時間中の集中度も上昇すると考えます。

申請については日報を使って申請をさせるのも良いでしょう。

 

会社独自でこのような調査を社員にやっていくのも定点観測としては重要なことだと思います。

ノー残業デーに限らず、無理やり導入すれば残業時間が減るかもしれません。

しかし、無理に導入しても、うまくはいきません。

無理やり時間で打ち切っても社員は困ってしまいます。

また自宅に持ち帰って仕事をするようになったのでは、社員の不満が増えるだけで逆効果です。

そこで

1. 会社として残業を減らすことを意思表示する

2. 日報、TODOリストで所定労働時間内の業務内容を把握する

3. 現状分析を行う 緊急や割り込みの作業がどのくらいあるのか

4. 仕事を優先するのかプライベートを優先するのかインタビューする

5. 上司のマネジメントの方法、意識を変える

6. ToDoリストの見直しをする 余裕をいれるように指導

7. 残業の実態を調査する

8. 退社時間を決める

9. 残業時間の削減目標を設定する 極端にはしないこと

10.   残業時間を削減するスケジュールを設定する

11.   管理職の残業に対する認識を変える

12.   社員の残業に対する認識を変える

13.   残業の申請方法を決める

14.   日報で行動分析を行い業務配分の見直しや業務の効率化を行う

15.   その日の帰宅時間を明確にする

16.   可能であればノー残業の社員に手当やボーナスをONする

17.   残業手当支給とノー残業手当支給との差異を確認する

18.   社員にアンケートをとり課題を抽出してPDCAサイクルを回す

19.   評価ミーティングを行いコンセンサスを得る

20.   会社としての評価 売上、品質、社員満足度、ストレスなどの指標を決めて効果があったかの検証をする

以上のようなことを検討すべきでしょう。

時間をかけて計画とKPI(Key Performance Indicatorの略で、目標達成に向けた具体的な業務プロセスの進捗を測るために

設定する指標の中でも特に重要なもの)をあらかじめ定めておくことが肝要かと思います。

 

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nakamori

臨床検査技師から、転職すること5回。売れない営業やダメ管理職を経験し、心理学やコーチングスキルなどコミュニケーション術を学び売れない営業から上場企業で全体の25%を一人で売上げるトップ営業に。 会社員時代それぞれの会社の上司に相談事を持ちかけたがいずれも相手にしてもらえず、不満がたまったり、うつ病直前までいった経験から 社員の気持ちを聞き入れる開かれた経営や働きがいを感じる組織づくりのサポートになるよう日夜研究をし、働き方改革のシステムを開発に全力をあげています。スピードコーチング大阪支社長 趣味は魚釣り 自分の力で釣るのが好き  最大は沖縄で25キロのハタを釣り上げました。 最近は新しい働き方改革のシステムを作るのに注力をしています。